Aanbesteding is nodig voor het scherp houden van toeleveranciers?

Deze blog is onderdeel van de serie “MythBusters: over het waarheidsgehalte van stellingen betreffende het al dan niet toepassen van Ketensamenwerking in de bouw”. Op een soortgelijke manier als in de populaire serie op Discovery Channel nemen we een vaak gehoorde stelling uit de sector onder de loep en bestuderen of deze berusten op feiten of fictie.

Door: Jack van der Veen [1] & Marcel Noordhuis [2]

Aanleiding
Een belangrijk onderdeel van ketensamenwerking in de bouw is dat partijen langdurig projectongebonden samenwerken. De belangrijkste redenen daarvoor zijn dat er (1) geleerd kan worden van fouten; (2) er ruimte is om te investeren in processen, systemen en mensen; en (3) partijen steeds beter op elkaar afgestemd raken zodat er minder transactiekosten zijn bijvoorbeeld voor het opstellen van contracten. Projectongebonden samenwerking heeft als consequentie dat niet elk project aanbesteed wordt.

In de bouwsector wordt veel gebruik gemaakt van aanbesteding, soms verplicht (Europese aanbesteding) en soms als een zelfgekozen, gewenste manier om in te kopen en om te gaan met leveranciers. Een bekende uitspraak is “hoe trouwer ik als klant ben, hoe meer ik ga betalen”. Kortom, leveranciers moeten “scherp” gehouden worden, en om die reden lijkt het een goed idee om het werk aan te besteden en is er dientengevolge soms nogal wat scepsis ten aanzien van ketensamenwerking.

Bij een aanbesteding zijn er twee fasen; de preselectie en de gunning. Voor beide fasen kunnen diverse selectiecriteria worden gebruikt. In de Nederlandse bouw blijkt “prijs” heel vaak het belangrijkste gunningcriterium. In die zin zijn aanbestedingen dan ook doorgaans bedoeld om de beste prijs te krijgen binnen voorgeschreven kwaliteitscriteria.

Deze blog gaat daarom over de vraag: Is het inderdaad zo dat aanbesteden nodig is om leveranciers scherp te houden en leidt projectongebonden ketensamenwerking tot “luiheid” bij leveranciers, of is dit een mythe en kan projectongebonden ketensamenwerking minstens zo goed werken?

Argumenten voor de stelling
Er zijn grofweg twee belangrijke argumenten die de stelling ondersteunen; de macro-economische wetten van de marktwerking en, op bedrijfsniveau, de ideeën achter de inkoopmatrix van Kraljic.

(Openbare) aanbesteding wordt vaak als instrument gebruikt om op die manier marktwerking te bewerkstellingen en om alle mogelijke aanbieders een gelijke kans te geven. Hiermee wordt “vriendjespolitiek” vermeden en krijgen “buitenstaanders” een eerlijke kans. Vaak wordt het ook gezien als een vorm van transparantie; om duidelijk te maken waarom een bepaalde leverancier wordt gekozen. Bovendien moeten alle potentiële aanbieders hun zaakjes goed op orde hebben zodat ze een competitief bod kunnen doen.

Deze “tuchtiging” van de markt zorgt er voor dat de beste aanbieder gekozen wordt en alle andere aanbieders de volgende keer nog beter hun best zullen doen, en daar weer van zullen leren. In onderstaande figuur wordt de zogenaamde Kraljic matrix weergegeven, een model dat gebruikt kan worden om de inkoopportfolio onder te verdelen en zo de inkoopstrategie te bepalen.

Kraljic Matrix

Als een opdrachtgever, als inkoper van een werk, weet dat er heel veel organisaties zijn die prima in staat zijn om het gevraagde werk te leveren en als het werk significantie kosten met zich meebrengt, dan zitten we in de linksbovenhoek van de matrix. In deze situatie heeft de inkoper veel “macht”, en kan deze inkoopmacht gebruiken. De methode van aanbesteden en “uitknijpen” van de leverancier is daarom de aanbevolen inkoopstrategie volgens Kraljic.

Argumenten tegen de stelling
Beide genoemde argumenten voor de stelling liggen regelmatig onder vuur. Het is maar de vraag of marktwerking in alle gevallen leidt tot betere prestaties en het (sociale) effect van het gebruiken van inkoopmacht is niet altijd even fraai. Transparantie is een groot goed, maar dat kan ook op andere manieren dan alleen door aanbesteding.

Met betrekking tot de Kraljic matrix is het maar de vraag of de aanname dat er veel aanbieders zijn die allemaal hetzelfde kunnen leveren (met andere woorden, het geleverde werk is een “commodity”) wel klopt. Als aannemers unieke competenties hebben voor specifieke werken dan zitten we in de rechtsbovenhoek van de matrix en is ketensamenwerking de aanbevolen strategie. Bijvoorbeeld gegeven de faalkosten-problematiek kun je stellen dat partijen die structureel meer voor minder kunnen leveren juist geen commodity leveren en daarom thuishoren in het kwadrant rechtsboven; er zijn er weinig van en het gaat bovendeel om grote bedragen.

In de bouwsector zijn de negatieve consequenties van aanbesteden met als doel de laagste prijs te realiseren breed bekend. Een aantal daarvan zijn:

(i) Risicovolle inschrijvingen. Bedrijven met een tekort aan opdrachten schrijven extra laag (soms zelfs onder de kostprijs) in om zo hun mensen aan het werk te houden met als levensgroot risico dat ze alsnog omvallen met alle gevolgen van dien.

(ii) Meerwerk. Zodra het werk eenmaal is gegund aan een specifieke aannemer, dan heeft die aannemer een “monopolie situatie”; de opdrachtgever zit aan de aannemer vast. De aannemer aan wie de gunning na een harde strijd is gegund heeft zowel de mogelijkheid als de reden om opportunistisch gedrag te vertonen. Immers, om het werk alsnog winstgevend te maken voor de aannemer, zal deze op zoek gaan naar bijvoorbeeld meerwerk en/of zal deze het niet zo nauw nemen met kwaliteitsaspecten die niet contractueel geregeld zijn. Deze gang van zaken wordt treffend weergegeven met de binnen de bouwwereld gevleugelde uitspraak “ze komen binnen voor een kwartje en ze betalen bij de uitgang”.

(iii) Hoge transactiekosten. Gezien de beschreven situatie is het geen verassing dat er een groot wantrouwen is tussen opdrachtgever en –nemer. Om problemen zoals benoemd bij (i) en (ii) in te dammen moeten er daarom dikke contracten worden opgesteld. De bijna onvermijdelijke juridische conflicten rond de gunning, de contractvorming en uitvoering zijn buitengewoon kostbaar. Het voorkomen van deze conflicten is ook bepaald niet gratis en leidt tot veel conservatisme en weinig innovatie. Kortom, aanbesteden leidt dikwijls tot hele hoge transactiekosten.

(iv) Hoge faalkosten. In de sector is al heel veel geschreven over de torenhoge faalkosten. Hoewel het te vroeg is om dit met zekerheid vast te stellen, lijkt het zeer aannemelijk dat het wederzijdse opportunisme en wantrouwen en gebrek aan goede samenwerking tussen de ketenpartners hier voor een belangrijk gedeelte debet aan zijn.

(v) Tegenmacht. Wie te veel macht uitoefent organiseert zijn eigen tegenmacht. Dit kan in allerlei vormen ontstaan. De bouwenquête was gedeeltelijk het gevolg van het onvermogen van aannemers om hun marges te handhaven en hopelijk is de sector voor altijd verlost van dit soort gedrag. Maar het is duidelijk dat als de tijden veranderen en de aannemers door consolidatie en/of andere economische omstandigheden er veel beter voorstaan ze niet na zullen laten de vermaledijde opdrachtgevers “terug te pakken”.

Uit de genoemde factoren blijkt overduidelijk dat laagste inschrijfprijs bij een aanbesteding lang niet altijd leidt tot laagste kosten (en meer algemeen niet tot de beste prestaties in kwaliteit, tijd en geld). Het is overigens niet zo dat aanbestedingen per definitie slecht zijn. Resultaten uit wetenschappelijk onderzoek tonen aan dat diverse van de genoemde problemen daadwerkelijk veelvuldig voorkomen. Het onderzoek is daarom de laatste twee decennia er op gericht om selectievormen en gunningcriteria te vinden waarbij binnen de aanbestedingsregels wel de juiste partners te selecteren en wederzijdse incentives te vinden om “goed” bedrag te belonen en “slecht” gedrag te ontmoedigen. Aanbestedingen die zo opgesteld zijn lijken sterk op afspraken zoals die bij ketensamenwerking tot stand komen.

Conclusie
Bij het afwegen van de voor en tegenargumenten dringt de overduidelijke conclusie zich op dat aanbesteden bepaald geen garantie is voor het scherp houden van toeleveranciers. Het creëert een soort schijnwerkelijkheid waarbij het voor de korte termijn lijkt alsof je slim bezig bent. Helaas blijkt goedkoop op de langere termijn heel vaak duurkoop.

Eindoordeel: Dat “aanbesteding nodig is voor het scherp houden van toeleveranciers” moet worden geclassificeerd als een mythe!

Geraadpleegde (wetenschappelijke) literatuur

  • Doloi, H (2009): Analysis of pre-qualification criteria in contractor selection and their impacts on project success. Construction Management and Economics 27, pp. 1245–1263.
  • Holt, GD (1995): A review of contractor selection practice in the U.K. construction industry. Building and environment 30(4), pp. 553-561.
  • Holt, GD (2010), Contractor selection innovation: examination of two decades’ published research. Construction Innovation: Information, Process, Management 10(3), pp 304-328.
  • Kraljic, P (1983): Purchasing must become Supply Management. Harvard Business Review, Sep-Oct.
  • Lingard, H; W Hughes & E Chinyio (1998): The impact of contractor selection method on transaction costs: a review. Journal of Construction Procurement 4(2), pp. 89-102.
  • Singh, D & RLK Tiong (2006): Contractor Selection Criteria: Investigation of Opinions of Singapore Construction Practitioners. Journal of Construction Engineering and Management 132(9), pp. 998-1008.

[1] Hoogleraar Supply Chain Management, Nyenrode Business Universiteit, email j.vdveen@nyenrode.nl
[2] Director Deloitte Real Estate Advisory en promovendus bij Nyenrode Business Universiteit, email: mnoordhuis@deloitte.nl

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.