De Kracht van Zacht

– Geschreven door Ernst Jan Reitsma een collega van mij –

teamwork

Ketensamenwerking, Supply Chains en Netwerk organisaties zijn organisatievormen die steeds meer voorkomen. Op basis van onderzoek en praktijkervaringen leren we hoe dit type organisaties het best kunnen worden gevormd. De thema’s vertrouwen en samenwerken spelen daarbij een cruciale rol zo blijkt in veel publicaties. Maar hoe dat concreet vorm te geven is minder duidelijk. Wat nu volgt is een bescheiden bijdrage op basis van onze eigen ervaringen.

Ketensamenwerking lijkt moeilijker dan het verbeteren van de samenwerking in een bestaande organisatie. Er is meer diversiteit, er spelen meer belangen, er zijn veel meer mensen betrokken, meer complexiteit, enzovoort. Dat is allemaal waar, maar een nieuw keteninitiatief heeft in principe geen last van bestaande hiërarchieën, werkgewoonten, gedragspatronen en dwingende structuren. Een nieuwe ketensamenwerking creëert een (virtuele) organisatie en is daardoor misschien wel kansrijker in het realiseren van vertrouwen en goede samenwerking.

Diverse publicaties beschrijven dat bij ketensamenwerking het belangrijk is een balans te vinden in:

  • gedeelde ambitie(s);
  • en daarbij recht doen aan de verschillende belangen;
  • dat professioneel organiseren;
  • in een betekenis gevend proces.

Samenwerking overstijgt naar haar aard het individuele, maar tegelijkertijd neemt iedereen in een samenwerking zichzelf mee. En als er meer mensen samen werken aan een opga­ve, is er sprake van sociaalpsychologische processen en van groepsdynamiek. De persoonlijke relaties en verhoudingen spelen altijd een belangrijke rol. In-en uitsluiting: wie doet er wel mee en wie niet? Macht: wie heeft het voor het zeggen? Hoe kun je invloed uitoefenen? Leiderschap; wat is ieders rol in het pro­ces? Conflict: hoe ga je om met meningsverschillen en met persoonlijke relaties die niet klikken? En ver­trouwen natuurlijk: wat wekt vertrouwen op en hoe houden we de vertrouwensindex op peil?

Bij ketensamenwerking is derhalve aantal tips en tops van belang als het gaat om vertrouwen en samenwerken. Vertrouwen is een gevolg van het denken en doen van mensen. Het ontstaat en groeit op basis van wederzijdse ervaringen. In de praktijk blijkt dat de volgende gedragingen helpen vertrouwen te ontwikkelen:

  • Concrete afspraken maken en die ook daadwerkelijk nakomen. Altijd of een afwijking van de afspraak op tijd aankondigen en aangeven hoe een en ander opgelost gaat worden;
  • Voorspelbaar en daardoor betrouwbaar zijn in het nakomen van afspraken, leveren van hulp als dat nodig is, bespreekbaar maken van wat aandacht vraagt, enzovoort. Geen verborgen agenda’s!
  • Transparantie en openheid met betrekking tot alle informatie die van belang is voor de ketensamenwerking. Vertrouwen begint met het geven daarvan en dat kan concreet gedaan worden door informatie te delen;
  • In de diverse contactmomenten zorgen voor echte wederzijdse aandacht. En daarbij uitgaan van gelijkwaardigheid en wederkerigheid. Dat ook vragen van de andere partijen;
  • Direct bespreekbaar maken van afwijkingen van verwachtingen, verrassingen, tegenvallers en teleurstellingen en op die manier wederom voorspelbaarheid tonen. Het kunnen hanteren van essentiële gesprekvaardigheden speelt hierbij een grote rol;
  • Gaan voor het gezamenlijke belang, de gedeelde ambities met de verwachte opbrengsten en hoe dat verdeeld gaat worden. In plaats van proberen er zelf zo goed mogelijk uit te komen.

En voor goede samenwerking is het van belang:

  • Een heldere visie te delen met elkaar en een daarop gebaseerde ambitie te hebben. Daar hoort bij te weten waarin de partijen elkaar concreet nodig hebben om die ambitie te kunnen realiseren. Wat verwachten we van elkaar en wat is ieders rol en bijdrage?
  • Hanteer voor de ketensamenwerking duidelijke doelen met een daaraan gekoppeld PDCA proces om met elkaar de voortgang te kunnen volgen. Een programmatische of projectmatige aanpak kan hierbij helpen;
  • Een heldere verdeling van rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
  • En dat ondersteunt door concrete processen en procedures. Info vergaren en verstrekken, besluitvorming, probleem aanpak, etc. etc.;
  • Aangevuld met wat hiervoor beschreven is over vertrouwen ontwikkelen.

De rest van het artikel kunt u via nevenstaande link benaderen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.